Les pièces d’identité et contrats de vos vacanciers doivent être conservés à l’abri, et pas indéfiniment
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Vérifié le 17 septembre 2026 · France, sauf indication contraire.
Une copie de carte d’identité, un contrat signé, une attestation d’assurance : ces documents servent à un séjour, pas à autre chose. La loi vous demande d’en collecter le moins possible, de les garder à l’abri, et de les supprimer quand ils ne servent plus. Une boîte e-mail ouverte à tous ou un lien partagé n’est pas un lieu de conservation.
Ce que vous avez le droit de demander
Ce qui est nécessaire au séjour : le nom, une adresse, un téléphone, un e-mail, le nombre de personnes, et, si vous l’exigez, une attestation d’assurance. Une copie de pièce d’identité peut se justifier pour vérifier avec qui vous contractez ; elle ne se justifie pas pour la garder des années. La règle est simple : collecter le moins possible, pour un usage précis, et pas plus longtemps que nécessaire (règlement général sur la protection des données, article 5).
Un document reçu pour une réservation ne peut pas servir à autre chose : pas de liste d’envoi, pas de publication, pas de transmission à un tiers qui n’en a pas besoin.
Où les garder
- Dans un espace privé, protégé par un mot de passe, plutôt que dans une boîte e-mail consultée par toute la famille.
- Jamais sous un lien public permanent, même « que personne ne connaît ».
- Sans partager votre compte : une personne, un accès.
- Sur papier, dans un meuble fermé, et non dans la maison louée.
Combien de temps
La loi ne fixe pas une durée unique. Elle demande une durée en rapport avec l’usage. Le contrat et les preuves de paiement d’un séjour peuvent être gardés le temps d’un éventuel litige : cinq ans est le délai le plus courant pour agir en justice (Code civil, article 2224). Une copie de pièce d’identité, elle, n’a plus d’utilité une fois la personne identifiée et le séjour terminé : supprimez-la. Un litige en cours justifie de garder les pièces qui s’y rapportent, et elles seules.
Quand vous transmettez un dossier
À votre assureur, à un conciliateur, à un avocat : vérifiez le destinataire, et ne transmettez que les pièces utiles à sa mission. Effacez des captures d’écran ce qui concerne d’autres personnes. Sur Reloge, les documents d’un séjour restent dans un espace privé, accessible aux deux parties après vérification, et sont conservés pendant une durée déclarée dans la politique de confidentialité.
Ce qu’il faut retenir
- Demandez le nécessaire au séjour, rien de plus, et n’en faites pas d’autre usage.
- Un espace privé protégé, jamais un lien public ni un compte partagé.
- Contrats et paiements : le temps d’un litige possible, cinq ans au plus courant. Pièces d’identité : supprimées après le séjour.
- Une transmission se limite au destinataire et aux pièces utiles.
Sources et textes de référence
- Règlement général sur la protection des données, article 5 (finalité, minimisation, durée de conservation)
- Règlement général sur la protection des données, article 32 (sécurité des données)
- Code civil, article 2224 (délai de cinq ans pour agir)
Sources consultées le 17 septembre 2026. Information générale, qui ne remplace pas un conseil sur votre situation ; vérifiez les textes officiels avant une démarche.